December är här och många företagare funderar på att bjuda sina anställda på julbord eller ge dem en julklapp. Det är en fin geste som uppskattas, men det är viktigt att känna till reglerna kring förmånsbeskattning och avdrag för att undvika överraskningar när deklarationen ska lämnas.
Julbord som skattefri förmån
En fråga vi ofta får från våra kunder är om de anställda måste förmånsbeskattas för julbordet. Svaret är nej, under förutsättning att det räknas som intern representation. Julbord och julfest är klassiska exempel på intern representation, vilket innebär att det är en skattefri förmån för de anställda. Detta gäller även om ni serverar alkoholhaltiga drycker.
En kund som driver ett litet byggnadsföretag var osäker på om hela teamet, inklusive deras partner, kunde bjudas in utan skattekonsekvenser. Vi kunde försäkra dem om att anställdas make, maka, sambo och hemmavarande barn får delta på julbord eller julfest utan att förmånsbeskattas. Det är alltså helt okej att göra det till en familjehändelse.
Vem omfattas av reglerna?
Både anställda och uppdragstagare, som till exempel styrelseledamöter, kan ta del av intern representation. Men för dig som driver enskild firma finns en viktig begränsning: du som ägare är inte anställd och kan därför inte dra nytta av reglerna om intern representation för din egen del. Har du däremot anställda i verksamheten gäller samma regler för dem som för andra arbetsgivare.
För fåmansaktiebolag är det annorlunda. Här gäller samma regler som för andra aktiebolag, vilket innebär att även om du är ensam anställd i ditt bolag kan du ha julbord utan att förmånsbeskattas. Detta är något som många småföretagare missar när de planerar sin löpande bokföring inför årets sista månader.
Avdragsrätt och begränsningar
När det gäller avdragsrätt finns det några saker att tänka på. Du får göra avdrag för personalfest högst två gånger per år. Avdrag för kostnader för mat och dryck medges dock bara för enklare förtäring. Om ni planerar en mer påkostad middag kan avdragsrätten därför bli begränsad.
Under förutsättning att du bedriver en momspliktig verksamhet kan du också göra vissa avdrag för ingående moms på representation avseende måltider eller liknande förtäring. Detta är en detalj som lätt missas, men som kan ge en merkostnad om den inte hanteras korrekt i årsredovisningen.
Julgåvor med gränsvärde
Förutom julbordet funderar många på att ge de anställda en julklapp. Här gäller följande: julgåvor är skattefria om värdet inte överstiger 550 kronor inklusive moms. Men observera att om värdet på gåvan överstiger detta belopp är hela gåvan skattepliktig från första kronan, inte bara det överskjutande beloppet.
Ett vanligt misstag vi ser är att företagare köper in julklappar för 600 kronor och tror att bara 50 kronor blir skattepliktigt. Så är inte fallet. När gränsen passeras blir hela beloppet skattepliktigt, vilket kan bli en obehaglig överraskning för både arbetsgivare och anställd. Vårt råd är därför att hålla sig under gränsen om ni vill undvika förmånsbeskattning.
Planera i god tid
En av nycklarna till att hantera julens personalfirande på rätt sätt är att planera i god tid. Se till att ni dokumenterar kostnaderna korrekt, sparar kvitton och bokför enligt gällande regler. Det underlättar enormt när det är dags för bokslut och deklaration. Julen ska vara en glad tid för både dig och dina anställda, och med rätt kunskap om reglerna kan du fokusera på det som är viktigt: att visa uppskattning för ditt team och fira årets arbete tillsammans. Genom att hålla koll på gränsbelopp för julgåvor, förstå reglerna om intern representation och dokumentera allt noggrant ser du till att glädjen inte förvandlas till huvudvärk när deklarationen ska lämnas.
